Mỗi người tư vấn có thể giới thiệu một nhóm căn khác nhau nếu bạn chỉ nói cần nhà đẹp, giá vừa phải. Một hồ sơ nhu cầu trong một trang giúp biến mong muốn thành thông tin có thể sử dụng. Bạn có thể tự viết, gửi cho người hỗ trợ tìm nhà và cập nhật sau những buổi khảo sát.
Ô 1: ai sẽ ở và điều gì sắp thay đổi
Ghi số người ở thường xuyên, người thỉnh thoảng đến ở và nhu cầu đặc biệt. Thêm những thay đổi đã tương đối rõ trong vài năm tới như có con, bố mẹ đến hỗ trợ hay làm việc tại nhà. Với điều chưa chắc, đánh dấu dự kiến để không biến mọi khả năng thành điều bắt buộc phải mua thêm diện tích.
Ví dụ điền: hai người lớn, một trẻ nhỏ; ông bà ở lại vài ngày mỗi tháng; cần chỗ làm việc yên tĩnh vào buổi tối. Dòng này hữu ích hơn chỉ ghi ba phòng ngủ vì nó cho thấy phòng thứ ba có thể cần chức năng gì.
Ô 2: ngân sách và nguồn tiền
Ghi riêng trần giá mua và tổng nguồn có thể sử dụng. Tiếp theo là khoản cần giữ lại, phần nội thất dự kiến và nhu cầu vay. Mỗi nguồn tiền có thêm trạng thái: đã sẵn có, chờ xác nhận hoặc dự kiến. Không gửi các thông tin tài khoản hay giấy tờ nhạy cảm trong bản nhu cầu dùng để trao đổi rộng.
Nếu chưa xác định được tổng chi phí ngoài giá mua, ghi đúng là chưa xác định. Hồ sơ nhu cầu không thay cho bảng tài chính; nó chỉ giúp người tìm nhà hiểu phạm vi bạn đang cân nhắc và những phần chưa thể cam kết.
Ô 3: hành trình sinh hoạt
Liệt kê nơi làm việc, trường học và địa điểm phải đến thường xuyên. Với mỗi nơi, ghi phương tiện, khung giờ và thời gian tối đa mong muốn. Có thể dùng địa danh chung khi gửi ra ngoài, không nhất thiết tiết lộ đầy đủ lịch trình cá nhân của gia đình.
Ví dụ: một người đi làm bằng xe máy, một người dùng phương tiện công cộng; cần khảo sát cả đoạn đi bộ. Điều kiện này khác với chỉ khoanh một vòng tròn quanh trung tâm trên bản đồ. Sau khi xem căn, thay thời gian ước tính bằng kết quả hành trình thực tế.
Ô 4: ba mức ưu tiên
Tạo ba dòng: bắt buộc, có thể thương lượng và có thì tốt. Mỗi nhóm chỉ giữ một số ít ý rõ ràng. Điều kiện bắt buộc nên đi cùng cách kiểm tra; chẳng hạn nhu cầu gửi xe phải được xác nhận theo điều kiện đăng ký và sử dụng thực tế.
Không dùng điểm số để bù cho một điều kiện bắt buộc bị thiếu. Nếu yêu cầu quan trọng không đạt, cần trao đổi xem có sửa yêu cầu hay loại căn đó. Không nên âm thầm hạ tiêu chí chỉ vì ảnh hoặc ưu đãi hấp dẫn.
Ô 5: ai quyết định và việc gì còn chờ
Ghi người cùng tham gia quyết định, người góp vốn và người cần được tham khảo trước khi ký. Thêm ba vấn đề còn phải làm rõ, như khả năng vay, thời điểm chuyển nhà và phần hỗ trợ gia đình. Điều này hạn chế trường hợp đi đến bước thương lượng rồi mới phát hiện các bên chưa thống nhất.
Cuối trang nên có ngày cập nhật. Sau mỗi vài buổi xem nhà, kiểm tra điều kiện nào là nhu cầu thật và điều kiện nào xuất phát từ thói quen xem quảng cáo. Giữ phiên bản cũ để biết lý do thay đổi, thay vì sửa liên tục rồi quên mục tiêu ban đầu.
Bạn có thể chép năm tiêu đề ô này vào một trang giấy. Trước khi gửi, đọc lại xem người không biết gia đình mình có hiểu loại căn cần tìm hay không. Một hồ sơ hữu ích không cần nhiều mỹ từ; nó cần phạm vi rõ và những câu hỏi có thể kiểm tra tiếp.
Để tự điền, bạn có thể lập năm ô theo các mục trong bài: người ở, nguồn tiền, hành trình, mức ưu tiên và việc còn chờ.
